Verimli toplantı yapmak için yapılması gerekenler neler? Toplantıya nasıl hazırlanmalı?

Çalışma hayatımızın olmazsa olmazı olan toplantılar, verimli geçirilmesi gereken buluşmalardır. Peki verimli bir toplantı için öncesinde ve sonrasında neler yapılmalıdır?

Verimli toplantı yapmak için yapılması gerekenler neler? Toplantıya nasıl hazırlanmalı?
15 Mart 2022 - 12:50
Toplantılar verimli geçirilmesi gereken buluşmalardır. Fakat iyi planlanmamış toplantılardan genellikle düşük verimler alınır. Yarar sağlanmadan biten toplantılar sadece zaman kaybına neden olmazlar, aynı zamanda varolan üretkenliği de olumsuz yönde etkileyebilirler. Kötü bir toplantıdan sonra katılımcıların zihinsel olarak toparlanma süreçlerinin etkilendiği ve çalışmanın aksadığına dair araştırmalar da bulunur. Toplantı yönetimi iyi ele alındığında ister tamamen online ister hibrit olsun verim hissedilir derecede artar. Etkili ve verimli arasında da ayrım yapmak gerekebilir. Zaman yönetimi iyi ayarlanmış bir toplantı az katılımcı ile verimli geçebilir fakat olumlu yönde etkili de olabilmesi için farklı unsurların gözden geçirilmiş olması gerekir. 

Toplantı Öncesi Yapılması Gerekenler


Toplantıya katılacak olan kişilerin doğru seçilmesi gerekir. Karar alma toplantıları 8 kişiden fazla katılımcı ile gerçekleştirildiğinde verim alınamadığına dair çalışmalar bulunur. Doğru kişilerin doğru nedenlerle toplantıya dahil edilip edilmediği önemli bir etkendir. Toplantıdan verim alınabilmesi için toplantı öncesi yapılmasında fayda olan şeylerden bazıları şunlardır;
  • Etkili bir toplantı; belirli bir amaç için bir araya gelen katılımcıların verimli tartışmalar yapmasına olanak sağlayacak şekilde yönetilmelidir. Toplantınızın etkili geçmesi için öncelikle net bir amaç belirlemeniz faydalı olacaktır. Toplantı öncesi toplantının amacının ve kriterlerinin belirlenmesi kilit noktadır. Bir çok toplantı birden fazla amaç içerdiği ve kriterler belirlenmediği için verim alınmadan sonlanır. 
  • Amaç ve kriterleri belirledikten sonra toplantınızın gündemini oluşturun. Oluşturulan gündem başlıkları katılımcılar ile paylaşılacak ve onları teşvik edecek şekilde hazırlanmalıdır. Gündemi oluşturacak başlıkları ne kadar iyi hazırlarsanız amacınıza ulaşmanız o kadar kolay olur. Gündem başlıkları hazırlanırken dikkat etmeniz gereken en önemli şey ise eyleme geçirilebilecek gündem başlıkları hazırlamaktır.
  • Toplantı yapmak için acele edilmemeli ve doğru zamanda yapılmalıdır. Belirlenecek gün ve saat toplantıya katılacak kilit isimlerin orada olması için de değerlidir. Toplantılar sadece bilgi paylaşımı için yapıldıklarında başarısız ve sıkıcı bir hal alırlar. Bilgi paylaşımı için yapılan toplantılar tüm çalışanların yöneticilere ulaşmasına olanak tanıması halinde verimli geçebilir. Fakat bu ihtimalde dahi aksinin gerçekleşme olasılığı vardır ve risklidir.
  • Toplantı öncesi katılımcıları belirleyin ve toplantı maliyetini hesaplayın. İkram edilecekleri önceden planlayın.
  • Katılımcılara toplantının gündemine dair bilgiyi davetinizde belirterek önceden verin. En az 24 saat önce toplantı yeri, saati ve gündemi belirlenmiş ve katılımcılara bilginin verilmiş olması gereklidir. 
  • Katılımcılara verilecek gündem maddelerinin içeriğini kısa ve öz tutun. Vereceğiniz bilgilerin birilerinin yorumlamasını gerektirecek teknik terimler içermemesine özen gösterin. Eğer böyle bir gündeminiz var ise bunu toplantıda paylaşın ve en yetkili ağızdan öğrenilmesini sağlayın.
  • Toplantıya katılımı teşvik etmeniz daha çok katılımcıya ulaşmanızı sağlayacaktır. Katılımcıları teşvik etmek ve toplantıya odaklanmalarını sağlamak için bazı kurallar konabilir. Yüz yüze yapılan toplantılarda masada açık bulunan dizüstü bilgisayarlar ve cep telefonları verimin düşmesine sebep olurlar. 
  • Toplantı yaptığınız mekanın güven vermesi çok önemlidir. Toplantıyı nerede yapacağınızı özenle seçin. >> eOfis toplantı salonları hakkında bilgi alın.
  • Toplantı süresi net olmalıdır. Toplantının ne kadar süreceğine göre seçeceğiniz mekanda değişiklik yapmak isteyebilirsiniz. Oda düzenlemelerini ne kadar iyi ayarlarsanız toplantınızın veriminin o kadar artacağına emin olun. Katılımcıların birbirlerini rahatça görebilmeleri ve duyabilmeleri önemlidir.
  • 20 kişiden az katılımcılı toplantılar için U şeklindeki oturma düzeni uygun olur fakat fazlası için farklı düzenler kullanılmalıdır. 
  • Toplantıyı nasıl kaydedeceğinizi önceden planlayın. Not tutmak için kullanacağınız uygulamaları ayarlayın. Kaydetmeniz gerekiyorsa nasıl kaydedeceğinize önceden karar verin.

Toplantı Sonrası Yapılması Gerekenler


Bir toplantının en önemli unsuru gerçekleştirildikten sonra alınan kararların hatırlanma ve eyleme geçirilme sürecidir. Katılımcıların tümünün alınan kararları ve konuşulanları hatırlamasını beklemeniz eyleme geçirilmesi gereken kararları sekteye uğratabilir. Bu sebeple alınan kararlar için takip çalışması yapılması uygun olur. Toplantıyı yöneten liderin toplantı bitiminde alınan kararları birkaç yöntemle kontrol altına alması gerekir. Toplantı sonrası yapılabilecek bazı yararlı şeyler şöyledir;
  • Toplantı sonrası toplantının yerini ve saatini belirten bir tutanak oluşturmak faydalıdır. Toplantıya kaç kişinin katıldığı, bu kişilerin kimler olduğu, toplantıda konuşulan önemli konular ve bu tartışmalar sonucu alınan kararlar, oy kullanılmış ise bu oylamaya dair sonuçlar, takip edilmesi gereken konular hakkında kimlere hangi sorumlulukların verildiği ve toplantıyı kaydeden kişilerin isimleri gibi bilgilerin açık ve net şekilde belgelerinizin arasında bulunması fayda sağlar.
  • Toplantı öncesi amaçladığınız konular ve bildirilen gündem ile sonrasında alınan kararlar da kayıtlı olarak elinizin altında olmalıdır. Gündem ve amaçlar dışında varsa toplantıda dağıtılan diğer belgeler ile birlikte tüm bu belgeler arşivlenmelidir. Her toplantı sonunda hazırlanan bu belgeler birarada fakat ayrı dosyalarda saklanmalıdır. Ne kadar düzenli bilgi belge yönetimi yapılırsa o kadar verimli şekilde alınan kararlar eylemlere dökülür. Bu kayıtlar herhangi bir sorun veya sorular ortaya çıktığında işinize yarayacak önemli tutanaklardır. Kötü kayıt tutma nedeniyle ortaya çıkması muhtemel tartışmalar; işleyişi bozan, cesaret kırıcı ve can sıkıcı durumlara yol açabilir. Kararlar yeniden ele alınmak zorunda kalınır ise toplantının tekrar yapılması gerekebilir ki bu motivasyonu kötü etkilediği gibi para ve zaman kaybına sebep olacaktır. 
  • Toplantıya katılmayan fakat katılması gereken kişilere alınan kararların eksiksiz olarak aktarılması yarar sağlar.
  • Katılımcıların alınan kararlara uyup uymadıklarını kontrol etmeniz faydalı olacaktır. Toplantılardan sonra katılımcılara yapmaları gerekenlerin toplantı liderinin karar vereceği şekilde hatırlatılması verimi artıran bir unsurdur. Bazen küçük hatırlatmalar büyük farklara yol açabilir. Liderlerin alınan kararları takip etmeyi bıraktığında motivasyonun ve verimin düştüğüne dair bir çok çalışma bulunur. Hatırlatma amaçlı yapılan e-posta gönderimleri, telefon görüşmeleri veya ilerlemeyi kontrol etmeye ayrılmış başka toplantılar düzenlemek verimi arttıran uygulamalardır.
  • Toplantı sonrası bu hatırlatmaları ve takipleri yapacak kişinin seçilmesi iyi bir fikirdir. Bu kişi işin tamamlandığından emin olmak için yapılan takipleri ve varılan durumu not etmelidir. Böylece sonuca ulaşacak olan adımlar daha hızlı ve etkili şekilde atılabilir. 
SGK Dünyası